Документы, которые хранятся в архиве, представляют определенную ценность. Чтобы не допустить их повреждения, работники учреждения четко соблюдают правила размещения деловых бумаг. Благодаря этому в архиве можно увидеть документы, возраст которых составляет несколько десятилетий и больше.
Условия хранения документов
Правильное хранение документов в увеличивает срок службы бумаги. К общему перечню таких условий можно отнести следующие:
- Отдельное помещение. То есть, для хранения документов предусмотрен специальный зал, в котором нет ничего лишнего.
- Пожарная безопасность. Это одно из главных требований к хранению документов. Помещение, в котором они находятся, должно соответствовать нормам безопасности.
- Возможность быстрой эвакуации документов. В случае непредвиденной угрозы работники архива должны приложить все усилия для того, чтобы сохранить ценные документы. Именно поэтому помещение, в котором находятся ценные бумаги, должно быть свободным, без посторонних предметов и конструкций.
- Соблюдение показателей влажности и температуры, светового режима. Как известно, бумага очень чувствительна к воздействию внешних факторов. Именно поэтому архив — это то место, в котором выдержаны рекомендуемые показатели влажности, температуры, предусмотрено специальное освещение.
Все эти требования позволяют хранить важные документы на протяжении десятилетий.
Как происходит архивная обработка документов
Архивная обработка документов требует специальной подготовки. Ее должны выполнять специально обученные люди, следуя инструкции, закрепленной на законодательном уровне. К числу ее пунктов можно отнести:
- Проведение экспертизы на предмет определения ценности документов.
- Оформление дел по закону.
- Реставрационные, переплетные работы.
- Разработка номенклатуры.
И это далеко не все мероприятия, которые проводит Fortis Архив и другие подобные архивы. Если это необходимо, учреждения готовя дела к уничтожению, перед этим обязательно составляя специальные акты.
Таким образом, работа с архивными документами — это комплекс мер, направленный на то, чтобы продлить срок хранения бумажных носителей ценной информации. Выполнять его могут только специально обученные люди, прошедшие подготовку. Никогда не допускайте к архивированию документов своей компании не квалифицированных людей без многолетнего опыта.
